Die Arbeitswelt verändert sich derzeit so rasant, wie selten zuvor. Das bringt für Führungskräfte in Unternehmen die Herausforderung mit sich, immer komplexeren Aufgaben mit neuen Methoden zu begegnen. Eine spannende Option für viele Unternehmen ist dabei das agile Projektmanagement. Bei dieser Form der Projektarbeit wird die Selbstständigkeit von Mitarbeitern gestärkt, das Zwischenmenschliche in Projektteams bekommt einen wichtigen Stellenwert und die Flexibilität wird deutlich erhöht. Durch diese Schwerpunkte werden im agilen Projektmanagement die Voraussetzungen geschaffen, um frühzeitig und präzise auf sich verändernde Umstände in Arbeitsprozessen reagieren zu können.
Thomas Haß, Trainer, Berater und Coach für agile Arbeitsmethoden, leitet zwei Trainings an der ELBCAMPUS Management Akademie: zum Thema agiles Projektmanagement für Fachkräfte sowie zur Rolle der Führungskräfte innerhalb dieser Arbeitsweise. Für Thomas Haß liegt der wesentliche Unterschied zum herkömmlichen Projektmanagement in einer kurzfristig anzupassenden Planung. „Im klassischen Projektmanagement analysiert man ein Problem, stellt einen Plan auf und versucht diesen dann umzusetzen. In komplexen Umfeldern funktioniert das nicht mehr,“ erklärt der Coach. „Das Problem ist, dass sich heute die Rahmenbedingungen in aller kürzester Zeit verändern.“ Der Fachbegriff dafür lautet „VUKA-Welt“, was für Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität steht. Eine einmalige Zielsetzung mit langfristigem Plan mache daher keinen Sinn mehr. „Im agilen Projektmanagement geht es darum, auszuprobieren, kleine Schritte zu machen und dann nachzujustieren,“ so Thomas Haß.
Flexibles Planen im agilen Projektmanagement
Diese kleinen Schritte im agilen Projektmanagement nennen sich „Sprints“ und beinhalten Zeiträume von zumeist nur zwei bis vier Wochen. Thomas Haß benutzt zur Erläuterung einen anschaulichen Sportvergleich. Konventionelles Projektmanagement sei wie Bogenschießen: „Ich versuche, am Anfang genau zu zielen und das Ziel so hundertprozentig wie möglich zu treffen.“ Agiles Projektmanagement dagegen sei eher wie ein Golfspiel, so Thomas Haß: „Ich versuche nicht, mit dem ersten Schlag, das Ziel zu erreichen, sondern gehe schrittweise vor. Das heißt, ich komme so nah wie möglich heran mit dem ersten Schlag, dann justiere ich neu und gehe weiter so vor, bis ich das Ziel erreicht habe.“
Iteratives Vorgehen nennt sich diese Arbeitsweise. Immer wieder auf das Projekt zu schauen und kurzfristig reagieren zu können, ist dabei der größte Vorteil des agilen Projektmanagements. Aber auch für die Mitarbeitenden ist es motivierender, nach kürzeren Projekt-Abschnitten Zielsetzungen zu erreichen und Erfolgserlebnisse zu feiern. Dem Kunden auf der anderen Seite bietet agiles Projektmanagement die Möglichkeit, enger in Prozesse eingebunden zu sein. So können auch im Prozess entstehende Änderungswünsche formuliert werden, auf die das Projektteam flexibel eingehen kann. Dies kann sogar dazu führen, dass Produkte schneller auf den Markt kommen.
Anpassung an die VUKA-Welt
In der IT-Welt wird schon seit vielen Jahren mit agilen Methoden gearbeitet. Doch die technologischen Veränderungen und die fortschreitende Globalisierung erfordern auch in anderen Unternehmensbereichen eine Anpassung. Je mehr ein Unternehmen von der VUKA-Welt betroffen ist, desto wichtiger werde es, agil zu arbeiten, verdeutlicht Thomas Haß. „Je stärker ich als Unternehmen von dieser Unsicherheit, vom technologischen Wandel, von Digitalisierung aber auch von fehlenden Arbeitskräften, zum Beispiel im Nachwuchsbereich, betroffen bin, desto mehr muss ich in Richtung Agilität gehen.“
Thomas Haß leitet am ELBCAMPUS unter anderem das Training für agiles Projektmanagement
Drei Probleme des konventionellen Projektmanagements
- Häufige Kurswechsel durch sich verändernde Projekt-Ziele
- Über lange Zeiträume sind Mitarbeiterressourcen schwer planbar
- Unstrukturierte oder fehlende Kommunikation mit dem Umfeld
Thomas Haß nennt drei Kernprobleme des klassischen Projektmanagements, die sich immer wieder herauskristallisierten: „Das erste Problem ist, dass sich das Ziel im Laufe der Zeit ändert. Das zweite Kernproblem: Die Ressourcen, gerade die Mitarbeiterressourcen, die am Anfang zur Verfügung stehen, sind am Ende nicht mehr da. Das dritte ist die fehlende Kommunikation, nicht mal unbedingt innerhalb des Projektteams, sondern zwischen dem Projektteam und dem Umfeld, wie etwa den Kunden, den fachnahen Gewerken im Unternehmen oder den hauptverantwortlichen Entscheidenden.“ Für alle dieser drei Kernprobleme habe das agile Projektmanagement eine Lösung, die Haß in seinen Seminaren an der ELBCAMPUS Management Akademie an Führungskräfte und Mitglieder von Projektteams vermittelt.
Selbstorganisation statt klassischer Hierarchie – agile Teams und die Funktion des SCRUM-Masters
Dabei geht es darum, langfristig ein höheres Maß an Selbstorganisation bei den Mitarbeitenden zu erreichen. Das erfordert vor allem eine gute Kommunikation im Projektteam, denn die bisherigen Hierarchien wie etwa eine klassische Projektleitung entfallen dadurch. Stattdessen sorgen SCRUM-Master dafür, dass ein Team optimal arbeiten kann. Der SCRUM-Master hat die Aufgabe, Konflikte zu klären und die Kommunikation aufrecht zu erhalten. „Er schafft das Klima dafür, dass es optimale Rahmenbedingungen gibt. Im Notfall muss er auch für Kaffee sorgen oder Pizza holen, wenn das Team das gerade braucht,“ beschreibt Thomas Haß dessen Funktion. Entscheidungen aber werden im Team getroffen, das dann auch gemeinsam die Verantwortung für die Ergebnisse trägt.
Die drei goldenen Regeln für erfolgreiches agiles Projektmanagement
Insgesamt spielt das Zwischenmenschliche im agilen Projektmanagement eine wichtige Rolle. Dafür sorgen auch die im agilen Projektmanagement üblichen Retrospektiven. Während in Reviews am Ende jedes Sprints Ergebnisse der Projektarbeit präsentiert werden, sind die Retrospektiven dafür da, zu hinterfragen, wie die Zusammenarbeit im Team läuft. Dafür brauche es eine Fehlerkultur, sagt Haß. „Das Team muss bereit sein, eine entsprechende Transparenz zu schaffen und eine gewisse Konfliktfähigkeit haben.“ Thomas Haß sieht darin eine aktuelle Entwicklung im Projektmanagement: „Das ist eine neue Ausrichtung zu sagen: Das Zwischenmenschliche ist uns so wichtig, dass wir uns nach jedem Sprint zwei Stunden zusammensetzen und überlegen, wie können wir die Teamarbeit verbessern.“ Dies bedeute einen wichtigen Schritt in Richtung Selbstorganisation.
- Kurs halten: Gradlinige Zielverfolgung während der Sprints
- Ressourcen bewahren: Stabile Planung personeller und finanzieller Mittel
- Kommunikation gewährleisten: Review und Retrospektive konsequent durchlaufen
Für ein gelungenes agiles Projektmanagement, das den Anforderungen der modernen VUKA-Welt gerecht wird, fasst Thomas Haß zusammen: „Die goldenen Regeln sind: Im Sprint darf das Ziel nicht verändert werden. Die Ressourcen dürfen nicht abgezogen werden. Und man muss die Kommunikation aufrecht erhalten mit einem Review und einer Retrospektive am Ende des Sprints. Wenn ich das gewährleiste, habe ich eine gute Voraussetzung für agiles Projektmanagement.“
Weitere Informationen zu unserem Seminarangebot sowie konkrete Termine für die Workshops zu agilem Projektmanagement und zum souveränen Führen in Projekten für laterale Führungskräfte finden Sie in unserer Übersicht.
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