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Fehlende Ruhe, ständiges Aufschieben und unverhältnismäßige Zeitlimits erzeugen im Berufsalltag Druck und Stress.
Coach Gereon Jörn empfiehlt Ziele konkret zu definieren und Zeitfresser zu vermeiden.

„Die Zeit vergeht häufig wie im Flug. Die Kunst ist es, der Pilot zu sein und nicht ein Reisender, der auf den Kurs keinen Einfluss hat“, sagt Gereon Jörn. Der Mecklenburger ist Coach für Unternehmer und schult auch an der norddeutschen Akademie des Ehrenamts Chefs im Zeitmanagement.

Immer häufiger trifft er in seinen Kursen auf Führungskräfte, die das Gefühl plagt, dass sie alles zu erdrücken droht. Den ganzen Tag haben sie scheinbar nichts geschafft. Der Schreibtisch wird immer voller. „Der Druck auf Handwerker ist enorm. In der Regel sind sie Chef, Buchhalter, Vertrieb, Verhandlungsführer und Verkäufer in einer Person. Am Feierabend überwiegt das Gefühl, die eigentlichen Aufgaben nicht erledigt zu haben“, sagt Gereon Jörn. Er spricht aus eigener Erfahrung. Seit 2003 leitet er im mecklenburgischen Metelsdorf die Firma Libind Wärmepumpen und kennt den Alltag seiner Handwerkerkollegen. Der Trainer ist überzeugt: „Sich selbst besser zu organisieren, ist erlernbar. Es ist aber eine Disziplin, in der man nie fertig wird.“

In erster Linie benennt Gereon Jörn das Fehlen von Zielen als einen wesentlichen Grund für ständiges Verzetteln. Die Zeitplanung knüpft er an die Definition von Zielen. Die meisten Chefs haben diese nicht und wissen auch nicht, wie man sie sich richtig steckt (mehr dazu im Beitrag „Gedanken bündeln“). Ausschlaggebend ist das Aufschreiben.

Regelmäßig niedergeschrieben bilden Ziele die Grundlage. Drei erlernbare Methoden helfen dann, den Berufsalltag zu strukturieren und Aufgaben zu sortieren: Das Pareto-Prinzip, das Eisenhower-Prinzip und die Alpen-Methode (mehr dazu auf Seite 42). Aber nicht nur Planen hilft den Berufsalltag effektiver zu gestalten. Viele Zeitfresser lauern am Arbeitsplatz.

Unterbrechungen vermeiden

Zeitfresser Nummer eins ist die Ablenkung. Jede noch so kleine Unterbrechung kostet Konzentration. Man muss sich immer wieder neu hineindenken. Die Lösungen klingen simpel, sorgen aber für Entlastung. Ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“ oder ein Anrufbeantworter retten Zeit. Wer sich nicht vollkommen abschotten will, sollte bei einer Unterbrechung keinesfalls sofort mit der aktuellen Aufgabe aufhören und den Mitarbeiter oder Anrufer höflich bitten, das Anliegen auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.

Stille Stunden einplanen

Zeitfresser Nummer zwei ist fehlende Ruhe. Gereon Jörn empfiehlt das Einplanen stiller Stunden. „Dann ruht sich der Chef nicht aus, sondern findet fernab von Telefon, E-Mails und Gesprächen Zeit für dringende Aufgaben. Gut eignen sich die Morgenstunden oder Wochenenden. Der Idealfall ist ein auswärtiges Büro ohne Internet und Telefon als Rückzugsort, von dem nur die Sekretärin weiß.

Leistungshochs nutzen

Zum Zeitfresser Nummer drei kann das Arbeiten entgegen dem Biorhythmus werden. Gereon Jörn erklärt es so:
„Jeder Mensch hat seine eigene Leistungskurve. Die zu ermitteln ist einfach.

Über mehrere Tage sollte jede Stunde je nach Befinden mit einer Schulnote bewertet werden“, sagt der Trainer. Aus den Durchschnittswerten ergibt sich eine Kurve mit Bergen (Leistungshochs) und Tälern (Leistungstief). Wichtige Aufgaben sollten während eines Hochs erledigt werden – Routineaufgaben wie das Lesen und Beantworten von E-Mails füllen ein Leistungstief sehr gut aus.

Zeitlimits straffen Ein ausuferndes Zeitlimit ist der Zeitfresser Nummer vier. „Studien belegen, dass wir häufig genau die Zeit für eine Aufgabe  benötigen, die wir uns vorgeben“, erklärt Gereon Jörn und schlussfolgert: „Mit einem strengeren Zeitlimit arbeitet man in der Regel konzentrierter, fokussierter und lässt sich weniger ablenken.“

Große Aufgaben teilen

Zum Zeitfresser Nummer fünf werden Aufgaben, die aufgrund ihrer Größe nicht begonnen werden. In solchen Fällen sollte die Aufgabe in eine überschaubare Menge von kleinen Aufgaben eingeteilt werden, die abgearbeitet werden. Das verschafft eine bessere Übersicht. Aufschieberitis vermeiden Ein Klassiker der Zeitfressern ist Nummer sechs – die Aufschieberitis. Meist werden Aufgaben auf die lange Bank geschoben.

Sie zu erledigen, ist mit wenigen Anreizen verbunden. Da sie aber irgendwann doch fertig sein müssen, sind die Folgen Druck und Stress. Um sich selbst zu motivieren, empfiehlt Gereon Jörn sich selbst für das Erledigen der Aufgabe eine Belohnung zu überlegen – und wenn es der anschließende Kaffee mit einem Kollegen ist. Ein solcher Anreiz steigert die Motivation. Gereon Jörns Tipp: „Man sollte beachten, dass man sich wirklich erst belohnt, wenn die Aufgabe erledigt ist. Und man darf die Belohnung nicht vergessen.“ NordHandwerk / Jens Seemann